La secretaria y el uso de las herramientas automatizadas para el buen manejo de documentos

Abstract

Con el objetivo de implementar el uso de las herramientas automatizadas en las secretarias ejecutivas para la búsqueda, control y protección de documentos que día a día llega a sus manos las cuales son de suma importancia para la empresa, con este fin la secretaria puede adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar un excelente trabajo en el menor tiempo posible. En la actualidad la tecnología avanza constantemente y existe muchos programas que permiten resguardar los archivos, son útiles sobre todo para evitar el manejo de los documentos históricos, documentos originales en muy mal estado y para los que son consultados frecuentemente, estos se pueden almacenar en formato de texto o imagen, sin embargo aun así no se puede eliminar por completo el método tradicional de archivar. Por este motivo es importante que la secretaria ejecutiva tenga un amplio conocimiento en las técnicas de archivo y control de los documentos, ya que desde el momento de su elaboración en las oficinas es un término indispensable para poder rescatar tanto en su calidad de evidencia jurídico-administrativo, como elemento suplementario del patrimonio documental. En si el archivo de oficina está compuesto por los documentos realizados o recibidos por una unidad administrativa en la ejecución de las funciones y actividades que tiene delegadas y esta corresponde a la primera fase de vida de los documentos, en ella deben perdurar mientras continúa la formación de los expediente e incluso al finalizar ésta, si las necesidades de consulta por la propia unidad son consistentes.