La secretaria ejecutiva en el trámite documental automatizado.

Abstract

Con el objetivo de establecer reglas específicas que deberán observar las Unidades Administrativas de la Secretaria Ejecutiva para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título en sus archivos. En la actualidad debemos estandarizar criterios para planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo, en cumplimiento a las disposiciones y normativas aplicables. También nos sirve para determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinación de archivos en lo que se refiere a la administración y conservación de documentos y archivos, control documental y los archivos de trámite, concentración e histórico, respectivamente. Además para brindar elementos necesarios para identificar los documentos que son parte de cada tipo de archivo, a fin de simplificar el trámite de baja y evitar la acumulación innecesaria de información en oficinas. Así como, el de orientar a los titulares de las Unidades Administrativas de la SE, sobre las obligaciones y compromisos establecidos en la Ley. Logrando determinar los rubros temáticos o series documentales, que deberán de ser clasificados como reservados, indicando el plazo de reserva y fundamento legal de los mismos, con el fin de clasificar la información en apego a la legislación vigente de la empresa.