Resumen:
Process efficiency in government institutions is a key factor in improving service quality for citizens. In this context, this study proposes an optimization of the processes in the Property Registry and Social Development areas of the Municipal Government of Pasaje, applying the BPM methodology and BPMN 2.0 modeling to enhance operational efficiency and decision-making. The research used BPM techniques such as the initial prioritization matrix and use case matrix to perform the current modeling or As-Is, identifying problems such as task redundancy and a high dependence on manual tasks such as generation of proformas, memos and other business objects. Subsequently, the To-Be modeling was developed, with automated activities, reduction of tasks, roles, and automatic generation of deliverables, which represented a clear optimization of execution times. The validation of this proposal was developed through the simulation of optimized processes using a BPMS tool to measure execution times. The results showed a reduction in average execution times, with an improvement of 61.15% in the Land Registry area and 59.07% in the Social Development area. In addition, according to the results obtained from the surveys conducted with the stakeholders of the process, they reflected a high acceptance of the prototype, highlighting the functionality and optimization of the process in general. In conclusion, the application of the BPM methodology proved to be an effective strategy to optimize processes in the public sector, reducing the operational burden and optimizing execution times. It is recommended to be applied in other areas of the Municipal Government, contributing to the digital transformation and efficiency of public management.
Descripción:
La eficiencia en la gestión de los procesos dentro de las instituciones gubernamentales es un factor determinante para la mejora de calidad de servicio a la ciudadanía. En este contexto, el presente trabajo tiene como objetivo desarrollar una propuesta de optimización de los procesos del área de Registro de Propiedad y Desarrollo Social del GAD Municipal de Pasaje, aplicando la metodología BPM y el modelado BPMN 2.0 con el propósito de mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones. En la investigación se utilizaron técnicas de BPM como la matriz de priorización inicial y matriz de casos de uso para realizar el modelado actual o As-Is, identificando problemas como redundancia de tareas y una alta dependencia de tareas manuales tales como, generación de proformas, memorándums y demás objetos de negocio. Posteriormente se desarrolló el modelado To-Be, con actividades automatizadas, reducción de tareas, de roles, y generación automática de entregables, lo que representó una clara optimización de tiempos de ejecución. La validación de esta propuesta se desarrolló mediante la simulación de procesos optimizados usando una herramienta BPMS para medir los tiempos de ejecución. Los resultados demostraron una reducción en los tiempos promedios de ejecución, con una mejora del 61.15% en el área de Registro de la Propiedad y un 59.07% en el área de Desarrollo Social. Además, de acuerdo con los resultados obtenidos de las encuestas realizadas a los interesados del proceso, reflejaron una alta aceptación del prototipo, destacando la funcionalidad y optimización del proceso en general. En conclusión, la aplicación de la metodología BPM, evidenció ser una estrategia efectiva para optimizar procesos en el sector público, reduciendo la carga operativa y optimizando los tiempos de ejecución. Se recomienda aplicar en otras áreas del GAD Municipal contribuyendo con la transformación digital y la eficiencia de la gestión pública.
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