La secretaria ejecutiva en el trámite documental automatizado. - Moran Caceres, Zeila Veronica (My University, 2017)
Con el objetivo de establecer reglas específicas que deberán observar las Unidades Administrativas de la Secretaria Ejecutiva para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título en sus archivos. En la actualidad debemos estandarizar criterios para planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo, en cumplimiento a las disposiciones y normativas aplicables. También nos sirve para determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinación de archivos en lo que se refiere a la administración y conservación de documentos y archivos, control documental y los archivos de trámite, concentración e histórico, respectivamente. Además para brindar elementos necesarios para identificar los documentos que son parte de cada tipo de archivo, a fin de simplificar el trámite de baja y evitar la acumulación innecesaria de información en oficinas. Así como, el de orientar a los titulares de las Unidades Administrativas de la SE, sobre las obligaciones y compromisos establecidos en la Ley. Logrando determinar los rubros temáticos o series documentales, que deberán de ser clasificados como reservados, indicando el plazo de reserva y fundamento legal de los mismos, con el fin de clasificar la información en apego a la legislación vigente de la empresa.
In order to establish specific rules, which must be observed by the Administrative Units of the secretary for the reception, registration, monitoring, organization, classification, location, dispatch, use, transfer, safekeeping, selection and final destination of documents and records which generate, obtain, acquire, transform or retain for any title in their archives. At present, we must standardize criteria for planning, directing and controlling the production, circulation, organization, conservation, location, use, selection and final destination of the files, in compliance with applicable regulations. It also serves to determine the essential activities of those responsible for the coordination of archives, as regards the administration and conservation of documents and archives, documentary control and archives of proceedings, concentration and history, respectively. In addition, to providing necessary elements to identify the documents that are part of each type of file, in order to simplify the procedure of low and avoid the unnecessary accumulation of information in offices. As well as, that of orienting the holders of the administrative units of the secretary, on the obligations and commitments established in the Law. Being able to determine thematic items or documentary series, which should be classified as reserved, indicating the term of reservation and Legal basis of the same, in order to classify the information in accordance with the current legislation of the company.
Keywords: DOCUMENTOS AUTOMATIZADOS; ARCHIVOS; ADMINISTRACIÓN; CONSERVACIÓN; CONTROL