Optimización de procesos aplicando metodología bpm y modelamiento con bpmn para el área financiera y servicios de un GAD municipal - Solano Armijos, Miguel Angel; Rodriguez Lapo, Esteban Vinicio (Machala : Universidad Técnica de Machala, 2024)
This work proposes to optimize processes in the financial and public services area of the Pasaje Municipal GAD through the BPM methodology and BPMN modeling. It arises from problems of lengthy procedures, lack of communication and perception of inefficiency, aggravated by poor automation, affecting the quality of service. The project used the BPM methodology, starting with the prioritization of processes, AsIs modeling, analysis of nonconformities, redesign with a ToBe model, using BPMN 2.0 notation. The analysis showed chain procedures without added value, multiple manual validations and the need to unify information in centralized systems. To counteract these deficiencies, notification standards were introduced and the user experience was improved through friendlier interfaces. With this, the aim is not only to streamline citizen service, but also to optimize internal coordination between municipal departments. Subsequently, improved processes were designed aimed at simplifying flows, eliminating unnecessary tasks and integrating systems for automation. A web prototype was also developed to simulate the proposed improvements and demonstrate the reduction in time. The results show a decrease of up to 50% in the duration of activities, greater communication with the user through personalized notifications, and a significant increase in satisfaction when issuing patents and providing burial services. In addition, a better citizen perception was reported in terms of transparency and administrative efficiency. It is concluded that the application of BPM and BPMN is effective in modernizing processes in the public sector, aligning operations with institutional objectives and citizen demands. It is recommended to replicate this methodology in other areas of the GAD and implement a continuous monitoring system with performance indicators. As a final contribution, detailed BPMN models and a functional prototype were generated that could serve as a basis in similar institutions.
Este trabajo propone optimizar procesos en el área financiera y de servicios públicos del GAD Municipal de Pasaje mediante la metodología BPM y el modelado con BPMN. Surge ante problemas de trámites prolongados, falta de comunicación y percepción de ineficiencia, agravados por escasa automatización, afectando la calidad del servicio. El proyecto empleó la metodología BPM, iniciando con la priorización de los procesos, modelamiento AsIs, análisis de inconformidades, rediseño con un modelo ToBe, empleando notación BPMN 2.0. El análisis evidenció trámites en cadena sin valor agregado, múltiples validaciones manuales y la necesidad de unificar la información en sistemas centralizados. Para contrarrestar estas deficiencias, se introdujeron estándares de notificación y se mejoró la experiencia de usuario mediante interfaces más amigables. Con ello, se busca no solo agilizar la atención al ciudadano, sino también optimizar la coordinación interna entre dependencias del municipio. Posteriormente, se diseñaron procesos mejorados orientados a simplificar flujos, eliminar tareas innecesarias e integrar sistemas para automatizar. Asimismo, se desarrolló un prototipo web para simular las mejoras propuestas y evidenciar la reducción de tiempos. Los resultados muestran una disminución de hasta 50% en la duración de actividades, mayor comunicación con el usuario a través de notificaciones personalizadas y un aumento significativo en la satisfacción al emitir patentes y brindar servicios de inhumación. Además, se reportó una mejor percepción ciudadana en términos de transparencia y eficacia administrativa. Se concluye que la aplicación de BPM y BPMN resulta efectiva para modernizar procesos en el sector público, alineando operaciones con objetivos institucionales y demandas ciudadanas. Se recomienda replicar esta metodología en otras áreas del GAD e implementar un sistema de monitoreo continuo con indicadores de desempeño. Como aporte final, se generaron modelos BPMN detallados y un prototipo funcional que podría servir de base en instituciones similares.
Keywords: GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM); MEJORA DE TIEMPOS; MODELAMIENTO DE PROCESOS; OPTIMIZACION DE PROCESOS